Retail hacks by Arricano: Диджитализация в юридическом департаменте — между новыми KPIs и консервативными контраргументами «зачем»

В своей колонке для RAU Виталий Невинчаный, директор юридического департамента Arricano, делится опытом внедрения инноваций в работу своего подразделения, рассказывает об особенностях этого процесса и определенном сопротивлении, которое встречают любые новации. 

Изменения всегда вызывают сопротивление, даже в самых инновационных и технологических компаниях. «Чтоб ты жил в эпоху перемен» звучит скорее как угроза, а не как пожелание, а еще вызывает различные дискуссии о правомерности и целесообразности новых трансформаций. То есть изменения и воспринимаются, и воплощаются с препятствиями. Особенно в консервативных сферах, таких как юриспруденция.

В должности директора юридического департамента Arricano поставленные передо мной KPIs совпали с моими личными целями повысить эффективность бизнес-процессов и внутренних взаимосвязей между департаментами, чтобы на выходе получать качественный документ — быстро, вовремя и всем понятно. В то же время пришлось противодействовать двум «зачем» — зачем что-то менять и зачем дополнительное финансирование, тем более во время пандемии, когда приоритетами являются кост-сейвинг. А в результате инвестиции способствовали дальнейшей экономии ресурсов, а команда убедилась в эффективности данного проекта.

Речь идет об успешной коллаборации с украинской ІТ-компанией Аксдрафт. Суть программы объясню на конкретном примере.

Бриф, задвоения процессов, трудоемкость и риски ошибок

Компания Arricano, как арендодатель сети ТРЦ в Киеве и регионах, соответственно, работает с сотнями партнеров-арендаторов, и нуждается в генерировании большого количества однотипных документов, например, договоров аренды.

Ранее департамент аренды, проведя переговоры с потенциальным арендатором и достигнув согласия по основным коммерческихм условиям (сроки, ставка, площадь и т.д.), готовил для юридического департамента бриф-задание на создание проекта договора аренды (далее — «бриф»).

В дальнейшем задача юриста на этом этапе состояла фактически в механической работе — перенести данные с брифа в проект договора. Такая работа хотя и не требует больших интеллектуальных усилий, однако является трудоемкой. Представьте себе, сколько раз необходимо вставить наименование контрагента: титульный лист, преамбула, в реквизитах сторон в конце договора, под каждым приложением, в удостоверительной надписи нотариуса, акте приема-передачи помещения и т.д. Кроме трудоемкости, не стоит забывать и о знаменитом «человеческом факторе» — прорабатывая сотни договоров, не сложно допустить опечатку, пропустить мелкие, однако важные, детали.

Что изменилось

В начале этого года мы имплементировали новое программное обеспечение, благодаря которому трудоемкость работы юриста на этом этапе удалось не просто сократить, а свести к нулю. Менеджер по аренде по-прежнему готовит бриф, однако теперь данные с помощью программы автоматически подтягиваются в соответствующие, заранее определенные, места в договоре. Например, кликнув на название ТЦ, программа автоматически подтянет и впишет все данные, касающиеся арендодателя и торгового центра от номеров земельных участков до реквизитов доверенности на подписантов. То же касается и контрагентов — после ввода кода ЕГРПОУ арендатора, программа проверяет данные в государственном реестре и автоматически подтягивает из него наименование, местонахождение, данные о подписанте во все места в договоре и приложениях, где они встречаются по тексту.

Таким образом, заполнив бриф, менеджер по аренде получает вычитанный и готов к подписанию проект договора со всеми приложениями. Быстро, вовремя, без ошибок. Чем не магия?

Перед запуском ІТ

Конечно, этому предшествовала основательная работа с шаблоном договора аренды, а именно:

аудит и обновления договора с учетом последней судебной практики, личного и корпоративного опыта департаментов аренды, финансов, эксплуатации, маркетинга;

структурирования договора на две части: «неизменную» (сам договор) и «переменную» (отдельное приложение со всеми важными условиями);

оптимизация (уменьшение объема страниц) договора за счет устранения дублирования, «мертвых пунктов», повторений норм закона и др. В результате — договор стал легче восприниматься и уменьшился почти вдвое.

Кстати, ранее термин «Договор аренды» встречался более 200 раз. Забрав лишь одно слово «аренды», не теряя сути, документ стал не только эко-френдли, но и значительно сэкономил время на чтение и проверку для обеих сторон.

Пост-эффект

Сейчас подготовка проекта договора аренды со всеми приложениями занимает в среднем 10 минут и не требует привлечения юриста. А это, в свою очередь, высвобождение ресурса для занятия именно юриспруденцией, а не копипейстом.

Продолжаем работать над наполнением программы качественными шаблонами других документов для других департаментов и процессов компании. Диджитализация бизнес процессов — это всегда непростой проект, и крайне необходима инновация, которая повышает эффективность компании, высвобождает корпоративный интеллект для новых целей и изменений.

Автор: Виталий Невинчаный, директор юридического департамента Arricano

Источник: rau.ua